Depuis 2014, avec un renforcement quelques temps plus tard, les caisses enregistreuses pour les commerçants ont pour obligation d’intégrer ce que l’on appelle la certification NF525. De quoi s’agit-il exactement et quels sont ses points forts ?
Les avantages du logiciel de caisse NF525
La certification NF525 dans les logiciels de caisse est une volonté conjointe de l’Acédise (Association des Constructeurs Editeurs Distributeurs Installateurs de Systèmes d’Encaissement) et d’Infocert qui se spécialise dans la certification des logiciels, suite à des plaintes émanant d’autorités administratives.
Cette certification entend répondre à des problèmes de traçabilité et d’inaltérabilité notamment mais aussi permettre d’obtenir des données plus fiables grâce à un système d’encaissement sécurisé, avec notamment la signature électronique par le client, l’archivage des informations, pour pouvoir les consulter, au besoin.
En cas de contrôle par une instance telle que le fisc, il est possible avec un logiciel de caisse équipé de la certification NF525, de fournir les données d’encaissement, afin de montrer que la comptabilité est tenue comme il se doit.
L’éditeur de logiciel, quant à lui, doit répondre à un ensemble de normes dont l’ISO 9001 pour la satisfaction client et celle inhérente à tous les progiciels, quels qu’ils soient.
Même si le client apporte des modifications à ses produits, l’outil doit conserver une trace de toutes ces modifications et pouvoir les dater. La NF 525 est un outil de transparence, à l’égard de l’administration fiscale, même sans contrôle de sa part.
Chaque commerçant qui collecte la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est tenu, légalement, de posséder un logiciel conforme au code général des impôts ; soit, nous l’avons compris un logiciel de caisse NF525.
Sans cela, il s’expose à une amende de la part du fisc et un redressement, si les données collectées et transmises au contrôleur ne correspondent pas à la réalité des chiffres de l’entreprise.
Quelle solution pour une comptabilité facilitée quand on est un professionnel ?
Quand on veut se simplifier la comptabilité, il est évident qu’il vaut mieux désormais se fier à un logiciel de comptabilité. L’éditeur du logiciel, dans ce cas, va fournir l’attestation ou le certificat de conformité à présenter en cas de contrôle du fisc.
La NF 525 concerne trois catégories de systèmes d’encaissement, ce qui permet à chaque professionnel de trouver le logiciel qui lui correspond.
Plus qu’un logiciel de comptabilité comme tant d’autres, un tel outil informatique se veut un allié au quotidien pour simplifier la vie de l’entrepreneur.
Par exemple, au-delà de la comptabilité, il doit pouvoir être en mesure de créer un fichier client avec des fiches personnalisées. L’expérience client est aujourd’hui au cœur de toutes les préoccupations des entreprises : les outils qu’elles achètent doivent les y aider.
Un tel logiciel sera en mesure également d’évoluer en même temps que l’entreprise se développe. Il sera rapidement et facilement compréhensible, pour une utilisation immédiate, même s’il ne faut pas non plus sous-estimer la qualité du service client. Ce dernier doit répondre présent à chaque question.
